- Führen des Sekretariats im Rahmen der Büroorganisation: Betreuung von drei Geschäftsführer*innen im Tandem mit einer Kollegin
- Unterstützung und Entlastung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft: u. a. Erstellung und Überarbeitung von Agenden und Präsentationen, Zusammenstellen von Geschäftsunterlagen
- Betreuung der E-Mail-Posteingänge der Geschäftsführung: Nachhalten wichtiger Themen, Wiedervorlage und eigenständige Bearbeitung ausgewählter Vorgänge
- Kalender- und Terminmanagement für die Geschäftsführung
- Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen sowie Planung und Organisation von (mehrtägigen) Management-Meetings
- Korrespondenz mit Kunden, Geschäftspartnern und internen Schnittstellen auf Deutsch und Englisch
- Planung, Buchung und Organisation von Dienstreisen (national und international), ggf. Nachhalten von Follow-up Aktivitäten, Erstellung von Reisekostenabrechnungen
- Nutzung moderner Tools zur kontinuierlichen Verbesserung von Arbeitsprozessen (z. B. Digitalisierung/KI)
- Abteilungsübergreifende Mitwirkung und Unterstützung bei Sonderthemen und Projekten
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium mit Schwerpunkt Organisation und Kommunikation o.ä.
- Mind. 8 Jahre Berufserfahrung im Bereich Managementassistenz oder in einem vergleichbaren Tätigkeitsfeld innerhalb eines Konzerns
- Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Exzellente Kenntnisse im Bereich MS-Office 365
- Diskreter und vertrauenswürdiger Umgang mit sensiblen Informationen
- Ausgeprägte Empathie, verbunden mit einem sicheren Auftreten sowie einer starken Kommunikations- und Durchsetzungsfähigkeit
- Eigenverantwortlicher und strukturierter Arbeitsstil sowie ein bereits in der Praxis bewiesenes Organisationstalent
- Hohe Einsatzbereitschaft, Belastbarkeit, Flexibilität und Teamfähigkeit